Cliquez sur :
L’écran suivant apparaît :
L’assistant abonnements guidés se décompose en 3 étapes :
ETAPE 1 : saisie / visualisation des vœux
1ère étape, vous listez les besoins pour chaque identité (formule d’abonnement, tarif, sélection de spectacles souhaités) puis vous terminez par le placement contigu de toutes les personnes désignées.
Nous allons pour cela, sélectionner une formule d’abonnement, une fiche client, et les dates pour chaque manifestation, pour un premier abonné.
Choix formule, tarif, séances
Cliquer sur le chapeau magique 
1- Choisir la formule 2- Choisir le tarif 3- Et valider (La fenêtre suivante apparaît automatiquement)
Choisir l’identité à qui appartient cette première formule
(Le fichier client apparaît automatiquement)
Faites une recherche alphabétique , modifiez le contenu de la fiche identité retrouvée, ou bien sélectionnez directement l’identité retrouvée, ou bien créez une nouvelle fiche pour un client qui n’existe pas encore dans le fichier
Choisir les spectacles et les dates jusqu’à ce que vous arriviez au minimum exigé par la formule (un seul clic suffit, les dates sont derrières le titre du spectacle) • La quantité minimale par défaut a été fixée au préalable dans le paramétrage de la formule
Une fois que le minimum de spectacles requis par la formule est atteint, l’assistant vous demande :
Voulez-vous ajouter des places hors abonnement ?
Si votre formule a un minimum de 3 spectacles et que vous devez en sélectionner 5, votre formule n’est pas encore terminée : Cliquer Non → Poursuite de la formule (voir ci-dessous)
Si vous avez complété votre formule mais que pour un spectacle précis, le client souhaite venir avec 2 enfants et qu’ils soient placés côte à côte : Cliquer Oui → Ajout de places hors abonnement (voir ci-dessous)
Poursuite de la formule
L’assistant affiche un récapitulatif de votre sélection ; vous pouvez continuer à ajouter des places. Pour poursuivre votre formule, cliquez sur la ligne mauve, autant de fois que vous avez de spectacles à ajouter
Cela ajoutera des lignes supplémentaires sur lesquelles il faudra cliquer pour indiquer les spectacles souhaités.
A savoir A tout moment il est possible de remplacer une manifestation par une autre en cliquant sur la ligne du spectacle en question. Il est également possible de retirer un spectacle en faisant un clic droit et en sélectionnant Supprimer
Ajout de places hors abonnement
Votre abonnement est terminé, mais vous souhaitez ajouter une ou plusieurs places qui n’entrent pas dans la formule : des places supplémentaires pour des personnes qui accompagnent l’abonné, ou un spectacle « hors abonnement » en tarif unique que l’abonné souhaite tout de même acheter. L’assistant vous proposera la liste de tous les spectacles disponibles, vous pourrez choisir la date, la filière dans laquelle intégrer ces ventes supplémentaires, le tarif, et enfin le nombre de places.
Et cela si vous répondez « oui » à la question posée automatiquement Ou bien si vous décidez de le faire après coup en cliquant sur « Ajout dossier Hors Abo ».
Séances d’option
Cet assistant permet également de donner la possibilité au client de sélectionner ses spectacles sans forcément retenir les dates tout de suite. Notamment sur les spectacles qui se jouent pendant une longue durée, plusieurs fois par semaine. Ainsi les clients s’engagent sur le « nom » du spectacle, mais choisiront ultérieurement leur séance. Pour cela, il faut l’avoir indiqué en amont au niveau du paramétrage de la formule (cocher la case « séance d’option »).
Les choix de spectacles pour votre première formule sont terminés.
Si à ce stade, vous n’avez pas d’autre spectateur, vous pouvez passer à l’étape Ces fonctions sont très utiles pour vérifier si votre saisie ne comporte pas d’erreur avant d’aller plus loin. Vous pouvez vous aider des bulletins remplis par vos clients, afin de comparer leurs choix avec ce que vous avez encodés dans votre logiciel.
Ajout d’une nouvelle formule d’abonnement
Dès lors que vous avez renseigné tous les spectacles de la formule, vous avez 2 possibilités :
[ Cette fonction n’est accessible qu’à partir de la version 3.1.6 de Rodrigue, pour toute demande de mise à jour veuillez vous rapprocher de l’équipe Support. ]
Pour la réalisation de cette documentation, nous avons fait le choix d’ajouter une formule d’abonnement différente et des dates différentes pour un client supplémentaire. Vous verrez donc une sélection différente pour l’abonné n°2 à l’étape suivante.
Récapitulatif par identité
Une fois que la saisie est faite, vous avez la possibilité d’y voir plus clair en affichant un tableau récapitulatif par identité :
Cliquez sur « liste »dans les filtres situés au centre de la page.
Les tarifs sont automatiquement détectés en fonction de ce que vous avez paramétré au niveau des grilles tarifaires et aussi en fonction des tarifs cochés dans le paramétrage des formules. Si vous constatez à ce stade une erreur de montant, il faut abandonner votre saisie en cours et modifier votre grille tarifaire en allant dans PARAMETRAGE > INVENTAIRE > MODIFIER TARIFS.
Vous pouvez également afficher :
- le détail Par Clients pour avoir le nombre de formules pour chacun des clients
- le détail Par Séance pour avoir le nombre de spectateurs par séance, tous clients confondus
→ Ces fonctions sont très utiles pour vérifier si votre saisie ne comporte pas d’erreur avant d’aller plus loin. Vous pouvez vous aider des bulletins remplis par vos clients, afin de comparer leurs choix avec ce que vous avez encodés dans votre logiciel.
Choix des places sur plan
Les souhaits de spectacles pour tous vos abonnés sont faits. Vous pouvez maintenant passer à l’étape suivante, choisir les places sur les différents plans de salle.
→ Cette étape est indispensable car elle permet de bloquer et de réserver des places sur les spectacles souhaités, il faut le faire également sur tous les spectacles en placement libre (rappel : il y a systématiquement un plan de salle derrière toutes les manifestations dites en placement libre, il convient donc de sélectionner des places sur plan comme pour un spectacle numéroté).
Cliquer sur « Placement » : 
Le logiciel va automatiquement vous emmener sur chaque plan de salle et attend de vous que vous sélectionniez la quantité de places nécessaires pour réaliser vos abonnements. En haut à gauche de l’écran est affiché le coefficient : 
Il s’agit du nombre de places que vous devez choisir dans chaque plan : en effet, le logiciel a gardé en mémoire la quantité demandée au départ.
Attention Selon les souhaits de départ, ce coefficient peut être différent d’un plan à l’autre (notamment si des places hors abonnement ont été demandées). Pour les commandes complexes avec des souhaits différents en quantité, nous vous recommandons de vous aider des bulletins de réservation remplis par vos abonnés. Il est plus clair de s’y retrouver en exigeant « un bulletin différent par abonné », afin de quantifier lisiblement les places abonnements et les places supplémentaires pour les accompagnateurs.
IMPORTANT : Sur chaque plan de salle, il n’est pas nécessaire de choisir les tarifs même si ceux-ci apparaissent sur le côté. En effet, les tarifs sont automatiquement détectés par rapport aux formules d’abonnement choisies en amont. Le logiciel garde en mémoire les saisies effectuées à l’étape de départ. Si vous sélectionnez malgré tout des tarifs différents par rapport à ceux indiqués au départ, vous risquez de vous retrouver avec des incohérences à l’étape suivante.
Le plan de salle
Sélectionner la quantité de places demandée (1)
Cliquer ensuite sur le bouton « ajouter à la réserve opérateur » (2) en bas de l’écran à droite Répétez l’opération pour tous les spectacles qui défilent un par un automatiquement.
Cette « réserve opérateur » est en fait un panier qui permet de bloquer les places temporairement, le temps de finaliser la commande. Vos collègues ne pourront pas prendre vos places, elles apparaîtront « épinglées » sur leur écran de travail.
Afin de libérer ces places si vous les avez prises par erreur, le bouton suivant permet de vider la réserve opérateur : 
ETAPE 2 : visualisation du panier
2nde étape, vous vérifiez que votre sélection de places est conforme aux souhaits de départ et respecte bien les contraintes de chaque formule d’abonnement souscrite. Il est encore possible de changer de spectacle, de modifier l’emplacement, de rectifier ses erreurs.
Lorsque le placement est terminé, vous arrivez sur le tableau récapitulatif suivant :
→ A ce stade, il s’agit de vérifier que votre sélection de places est conforme à la saisie des vœux formulés dans la 1ère étape, qu’elle respecte les contraintes de la formule. Il n’y a pas de raison pour que vous ayez de « mauvaise surprise », sauf si vous n’avez pas respecté les souhaits initiaux.
Le logiciel a attribué les places abonnés à chaque client (petite case violette dans le tableau).
Vous ne pourrez pas passer à l’étape suivante si le système détecte une anomalie.
ETAPE 3 : visualisation / modification abonnements
Enfin, vous encaissez partiellement ou en totalité la commande, ou bien vous décidez de la laisser en réservation en attente d’un règlement ultérieur. Il est encore possible d’ajouter un spectacle ou d’en enlever un.
Votre sélection est conforme !
Vous arrivez à l’étape finale avec des abonnements prêts à être encaissés.
Mise en réservation
A ce stade, le logiciel les met systématiquement en réservation. Dès lors que le placement est terminé, les places sont automatiquement mises de côté. Le numéro de commande est indiqué au centre. Vous pouvez communiquer ce numéro au client pour rappel lors du paiement futur.
Le statut « R » comme « réservé » vous l’indique dans la capture d’écran ci-dessous :
ATTENTION : Le numéro de commande est distinct du numéro de prise d’abonnement (la liste figure en haut à gauche) dont on ne sert plus vraiment. Nous vous recommandons vivement d’utiliser le numéro de commande (encadré en rouge ci-dessous) qui permet de retrouver une réservation facilement dans le logiciel.
A ce stade vous avez 2 possibilités :
• Laisser la commande en réservation. Dans ce cas vous n’avez qu’à cliquer sur FERMER.
La commande est sauvegardée (Vous pourrez la retrouver ultérieurement en passant par le module de recherche)
• Encaisser la commande et procéder à l’édition des billets.
Encaissement et édition
Cliquer sur « Paiement des dossiers » pour procéder à l’encaissement des 2 abonnements sélectionnés.
Pour encaisser un abonnement à la fois, décocher l’un deux clients et cliquer directement sur « Paiement des dossiers ».
Page d’encaissement :
Sélectionner un mode de paiement à fois, indiquer le montant manuellement (pour chacun des modes de paiement si c’est un paiement fractionné), valider avec la petite encoche verte, et cliquer sur « Encaisser/Editer ».