Pourquoi intégrer des codes-barres externes ?
Sur un spectacle donné dans votre structure, vous n’avez pas géré toute la billetterie. Vous n’avez vendu qu’une partie des places, voire aucune.
Dans ce cas, un organisme tiers (production, revendeur, salle partenaire n’utilisant pas la même base de données…) a édité des billets et généré des codes-barres.
Vous allez réaliser le contrôle d’accès pour ce spectacle. Il faut donc que vous récupériez la liste des codes-barres pour les intégrer dans votre base.
Que doit respecter le prestataire externe ?
Les codes-barres devront avoir :
- Un en-tête fixe (vous êtes libre de choisir les caractères mais il en faut au minimum 2 : par exemple, un en-tête commençant par 44 ou ABC ou 123).
Vos code-barres devront tous commencer par cet en-tête.
- Une longueur fixe (en-tête + n° de billet)
(La longueur totale ne doit pas être égale à 10 caractères car Rodrigue l’utilise déjà pour ses codes-barres).
Exemple de code-barres
Comment importer les codes-barres ?
1- Nombre de billets vendus
Une fois la vente externe terminée, l’organisme tiers vous indique le nombre de billets vendus par tarif.
Exemple : 4 plein tarif + 4 tarif réduit
2- Liste des codes barre
L’organisme devra vous fournir la liste de tous les codes-barres au format CSV ou au format TXT
Exemple d’un fichier TXT (chaque code-barres devra être séparé par deux points-virgules) :
Il peut éventuellement comporter une première ligne d’en-tête (exemple code;;)
Il est évident que la somme des codes-barres contenus dans le fichier doit correspondre au nombre de billets vendus
Exemple d’un fichier CSV (chaque code-barres devra être séparé par deux points-virgules) :
Dans l’exemple ci-dessus, le fichier comporte une première ligne d’en-tête.
Il est évident que la somme des codes-barres contenus dans le fichier doit correspondre au nombre de billets vendus
3- Création de la commande de réintégration
Ouvrez la filière de vente guichet par défaut (ex. Réservation / vente) et réalisez une commande correspondant aux ventes externes.
Le choix des places n’a pas à être à l’identique, en revanche la répartition par tarif doit être exacte.
Notez bien le numéro de commande, il vous sera utile à la prochaine étape. Il faudra ensuite payez la commande mais ne pas l’éditer.
4- Edition externe de la commande
Retrouvez ensuite la commande dans le module de recherche, sélectionnez le dossier puis cliquez sur Externes (en bas à gauche ; dans le bloc Billetterie)
Saisissez le nom de la production dans le champ qui apparaît puis cliquez sur OK.
Ainsi, vous indiquez à Rodrigue que les billets de cette commande ont déjà été émis.
A ce stade, votre commande doit être considérée comme EDITEE par le système.
Vous devriez voir l’icône “Ticket”.
5- Association des codes-barres à la commande
Pour finir l’opération, cliquez sur l’icône « Saisir N° externe » en dessous du bouton « Externes »
La fenêtre affichée vous permet d’avoir un récapitulatif de la commande avant d’insérer votre fichier de codes-barres.
Cliquez sur le bouton Fichier pour importer votre fichier. Sélectionnez l’icône Dossier pour aller chercher votre fichier CSV ou TXT comportant les codes-barres
Dans notre exemple, nous avons utilisé un fichier CSV avec une en-tête. Les codes-barres sont placés dans la colonne 6 du fichier et il comporte 203 billets.
Vous pouvez remarquer que sous le tableau, l’application effectue un contrôle de cohérence entre le nombre de codes-barres présents dans la commande et ceux du fichier Excel. Si le chiffre n’est pas identique, vous ne pourrez pas valider l’import.
Pour finir cliquez sur le bouton Valider
Vos codes sont désormais importés à la séance.
Important :
Il faudra ensuite contacter le support Rodrigue au 01.39.32.77.88 pour adapter votre contrôle d’accès. Sans cette intervention, vous ne pourrez pas contrôler les billets externes.