Ouverture de l’interface
Dans l’écran d’accueil, cliquez sur le bouton INTERFACES EXTERNES puis FRANCEBILLET FRANCE.
Une fenêtre de connexion s’affiche, indiquez les mêmes informations qu’à l’ouverture de Rodrigue.
Les différents menus de l’écran principal :
Vous accédez au menu d’accueil de l’interface :
Eléments préparatoires indispensables
Exporter les configurations de lieux Rodrigue
Rodrigue et FRANCEBILLET ont 2 systèmes de billetterie différents. Aussi, pour que les 2 systèmes puissent dialoguer entre eux, il est indispensable que les plans de salle Rodrigue soient créés à l’identique côté FRANCEBILLET. Il faut donc exporter les plans Rodrigue et les envoyer par mail à votre gestionnaire FRANCEBILLET.
Pour exporter un plan de salle Rodrigue : Aller dans :
Sélectionner un lieu
Double cliquer sur n’importe quelle séance utilisant ce lieu :
Accéder au plan de salle et cliquer en bas à droite sur le logo imprimante
Renseigner les options d’export dans la colonne de gauche comme dans l’exemple ci-dessous :
Mettre le nombre de feuille : 1 X 1
Sélectionner le format « portrait » ou « paysage » selon ce qui convient le mieux à votre plan.
Cocher « Plan vierge » et « ajustement des sièges à la page ».
Cliquer simultanément sur « Actualiser » et sur « Visualisation avant Impression ».
Cliquer ensuite sur :
Et sauvegarder le document PDF sur votre bureau.
- Envoyer les plans PDF par mail à votre contact FRANCEBILLET qui va les créer de son côté. Celui-ci vous renverra un mail avec le « zonage FNAC » pour chaque plan.
- Lorsque vous êtes en possession de ce zonage, prendre contact avec le support Rodrigue afin de « reproduire » le zonage FNAC côté Rodrigue.
Renseigner les identifiants de connexion interface
Ces identifiants sont communiqués par le gestionnaire FRANCEBILLET et sont à rentrer manuellement dans l’interface Rodrigue avec l’assistance du support.
- Faire une demande d’identifiants auprès de FRANCEBILLET si vous n’en avez pas encore.
- Contacter le support Rodrigue une fois ces identifiants obtenus.
Remplir les ordres de vente et générer des feuilles de codifications Rodrigue
Pour pouvoir vendre une manifestation côté FRANCEBILLET en passant par l’interface Rodrigue, il faut commencer par préparer une feuille de codifications Rodrigue qui va permettre au gestionnaire de créer la manifestation de son côté.
Il faut également remplir un ordre de vente FRANCEBILLET. Pour en obtenir un modèle, rapprochez-vous de votre gestionnaire.
- Ceci est à faire pour chaque manifestation.
Il faut donc transmettre à votre gestionnaire 2 documents PDF par manifestation :
- L’ordre de vente FRANCEBILLET rempli et signé (dont il vous fournira un modèle vierge)
- La feuille de codification Rodrigue (que vous allez créer vous-même)
Pour générer une feuille de codifications par événement :
Aller dans le menu des interfaces depuis l’écran d’accueil du logiciel :
Se connecter avec son login et son mot de passe (le même que pour aller dans Rodrigue) :
L’écran d’accueil de l’interface apparaît, cliquer sur :
Cliquer sur
- Choisir la saison (1)
- Sélectionner la manifestation (2)
- Sélectionner les séances (3)
- Cocher les types de tarifs Fnac (4)
- Choisir la configuration de lieu (5)
- Cliquer sur les catégories (6)
- Compléter la rubrique Informations sur les tarifs de la catégorie (7) : cliquer sur une ligne de la rubrique catégories, juste en dessous indiquer les valeurs hors commission FNAC pour chacun des types de tarifs
- Cliquer sur valider (8) (si vous ne validez pas les montants ne remonteront pas sur l’ordre de vente)
ATTENTION QUAND IL Y A DES FRAIS, IL FAUT FAIRE APPARAITRE LE MONTANT HORS FRAIS + LE MONTANT DES FRAIS (HORS COMMISSION FNAC)
- Dans la rubrique Commentaire vous pouvez par exemple indiquer « placement libre » ou « attention tarif jeune uniquement le mardi dans la limite de 10 places maximum »
- Cliquer sur IMPRIMER (9) la mise en vente (état papier regroupant les infos nécessaires codifiées pour créer les séances) et l’envoyer à la FNAC
- « Enregistrer sous » le fichier PDF qui récapitule l’ensemble des données saisies précédemment. Ce document comporte des codifications dont les serveurs de la FNAC auront besoin pour que notre interface fonctionne correctement. L’envoyer au gestionnaire par mail ou fax.
Dès le retour favorable du gestionnaire, vous pouvez passer à l’étape suivante qui consiste à contingenter des places.
Mettre des places en vente
Mettre des places en vente : sert à contingenter un spectacle = envoyer des places à FRANCEBIILET.
Avant de le faire, retourner sur Rodrigue et s’assurer d’avoir bien mis un quota de places sur chaque séance dans la réserve FNAC (dans Configuration des séances).
Tant que les places ne sont pas envoyées via l’interface, on pourra toujours les sélectionner sur le plan malgré qu’elles soient dans une réserve FNAC. Le fait de mettre des places dans une réserve revient à destiner des sièges à un usage particulier. Théoriquement, je ne suis donc pas censé les vendre au guichet. Toutefois rien ne m’empêche de le faire, mais un message d’alerte m’avertira.
Choisir une première manifestation et cocher les séances à mettre en vente + cliquer sur Contingenter
Une fois les places contingentées, elles sont censées être achetables à la FNAC (magasin et site de vente en ligne). Toutefois il vaut mieux envoyer un mail au gestionnaire pour l’avertir et s’assurer ensuite sur leur site que le résultat final corresponde bien à ce que l’on a contingenté (tarifs, dates, etc.)
Toutes les ventes effectuées par la FNAC seront stockées sur leur serveur. Il va donc falloir récupérer les ventes (intégrer les ventes) pour les voir apparaître dans le logiciel, aussi bien sur le plan de salle que dans les caisses.
Après un contingentement réussi, les places apparaissent « grisées » dans RODRIGUE.
Reprendre des places
Par « Reprendre des places », on entend des places libres et invendues. Le procédé pour télécharger les ventes dans Rodrigue est différent (voir ci-dessous, Intégrer les ventes).
Avant de le faire, il faut impérativement lancer une intégration des ventes pour vérifier qu’aucune place n’a été vendue depuis la précédente intégration.
Pour récupérer des sièges invendus par la FNAC alors que de votre côté la salle est pleine et que vous n’avez plus rien à vendre, cliquer sur Décontingenter.
Si un message d’erreur apparaît lors du décontingentement, il est possible que certaines places aient été vendues entre temps.
Il faut donc d’abord intégrer les ventes, et ensuite reprendre les places.
Intégrer les ventes
Intégrer les ventes : sert à télécharger les ventes effectuées sur le réseau Fnac afin de les rapatrier dans Rodrigue.
C’est une opération à faire tous les jours. C’est indispensable pour que les billets émis par la FNAC passent au contrôle d’accès. Si vous oubliez de le faire, les billets FNAC ne seront pas reconnus par les douchettes à l’entrée en salle.
- Sur cet écran, vous pouvez rapatrier pour une manifestation spécifique toutes les ventes en attente : Ajouter toutes les séances
- ou bien n’interroger qu’une partie des séances, en cliquant sur le spectacle, en indiquant les dates de début et de fin, puis en cliquant sur Ajouter.
- Il est également possible de ne rapatrier que les ventes effectuées jusqu’à une date donnée (case à cocher en haut).
- Une fois que votre choix est fait, cliquez sur Lancer.
Outil et préférences
Outils
Outils : permet de générer des codifications lors d’une nouvelle salle, catégorie, ou nouveau tarif, de visualiser les ventes bloquées en attente d’intégration, de vérifier le contingent Fnac d’une séance.
Y figurent d’autres outils qui permettent au support Rodrigue de résoudre certains problèmes liés aux intégrations.
►Intégrer un fichier de vente Cette fonction ne doit être lancée qu’à la demande du support Rodrigue. Elle permet d’intégrer un fichier de vente Ticketmaster qui ne se serait pas intégré correctement dans votre billetterie.
► Forcer le décontingentement : Cette fonction ne doit être utilisée qu’en dernier recours et sur injonction du support Rodrigue, si par exemple la liaison Internet entre votre site et le serveur FRANCEBILLET est impossible et qu’il est urgent de récupérer des places. → Contactez-nous systématiquement avant de cliquer sur ce bouton, nous vous dirons s’il est justifié de le faire ou p as selon le contexte rencontré. Configurer permet de configurer la connexion et l’interface, selon les Prérequis détaillés précédemment.
Configurer
Ce menu permet de configurer l’interface. Le bloc Configuration de la Connexion est mis en place sur demande par le support Rodrigue. Vous n’avez pas à vous en préoccuper. Vous pouvez cependant à tout moment mettre à jour l’adresse mail de votre contact FRANCEBILLET. C’est dans le bloc Configuration de l’Interface que vous allez pouvoir spécifier notamment :
- L’opérateur sur lequel affecter les ventes
- La réserve dans laquelle se trouvent les places à envoyer à FRANCEBILLET
- Le mode de règlement dans lequel s’intègrent les ventes
- La filière
- La liste des tarifs Fnac utilisés en interface
→ Ces éléments sont la plupart du temps renseignés lors de la formation initiale de paramétrage ou plus tard lorsque vous contactez le support pour une demande d’assistance.