C’est la 1ère question à vous poser, le 1er point par lequel il faut impérativement commencer :
Faire la liste de tous les différents lieux indiqués dans la plaquette de saison dans lesquels vont se dérouler les spectacles à programmer.
→ Certains lieux existent fort probablement déjà dans votre logiciel, il suffit de s’en servir d’une saison sur l’autre. → Vous détectez de nouveaux lieux à créer : il faut pour cela utiliser OLYMPE (et vous aider du tutoriel ci-dessous) afin de créer les configurations manquantes.
Vous ne pourrez pas aller plus loin dans votre création de spectacle si vous n’avez pas le plan de salle correspondant, ou bien si vous ne savez pas encore où aura lieu la manifestation.
- Pour créer un plan, vous devez connaître la jauge maxi consignée dans le registre de sécurité du lieu et validé par la commission de sécurité, tout en ayant à l’esprit qu’il faut prévoir de dessiner des sièges supplémentaires si toutefois vous souhaitiez pratiquer le surbooking. Cela doit être anticipé au moment de la création du plan, dans la mesure où il ne sera pas possible ensuite d’augmenter la jauge davantage que la capacité d’accueil de votre lieu. ➢ AINSI : mieux vaut prévoir plus grand à la création, puis mettre les places « en trop » en indisponibilité avant de commencer à vendre (invalider des sièges se gère depuis le module de configuration des séances).
- Vous devez également savoir s’il s’agit de placement libre ou numéroté : les propriétés de votre plan ne seront pas les mêmes selon si c’est numéroté ou pas. Les étapes de création de plan sont précisées dans le tutoriel OLYMPE. Pour tout plan de salle numéroté, vous devez obtenir un plan architecte sur lequel apparaît la numérotation et dont la disposition correspondant à la réalité.
Pour consulter la liste des plans de salle existants dans RODRIGUE : Aller dans Paramétrage > Olympe Gutenberg > Gestion des lieux
En cliquant sur une salle dans la liste, 3 lignes apparaissent :
- La toute 1ère ligne sert de « variable » sur les maquettes de billets afin de mentionner le nom du lieu. Cette information est également reprise sur la billetterie en ligne. Il faut donc être précis sur l’intitulé du lieu tel qu’on souhaite le communiquer au public.
- Les 2ème et 3ème ligne servent uniquement de « repaires » dans votre paramétrage afin d’être plus précis sur le type de configuration (libre ou numérotée) et la jauge.
→ Ces lignes peuvent être modifiées/renommées à tout moment. Renseigner les coordonnées du lieu comme dans l’exemple ci-dessous (facultatif) : Ces informations peuvent être reprises sur vos maquettes de billet si vous décidez de les mentionner.
La case « Masquer le lieu » ci-dessus est à cocher dans le futur si une configuration n’est plus utilisée ou bien si elle est devenue obsolète.
A savoir que : dans Rodrigue on ne peut rien supprimer, on « masque » car on part du principe que l’on peut toujours « faire revenir ». Supprimer reviendrait à éradiquer une donnée, et serait par conséquent irrécupérable. Par précaution, le choix a été fait de cacher les éléments de paramétrage devenus caducs.
→ Nous préconisons, d’une saison sur l’autre, et au fil des années qui passent, de masquer des éléments de paramétrage devenus inutiles ou obsolètes, de façon à garder une certaine lisibilité sur le paramétrage. Cela permet de savoir ce qu’il faut ou ne faut plus utiliser.