Le module Gestion des caisses permet de visualiser les opérations d’un ou plusieurs opérateurs par dossier. Chaque mouvement comptable effectué dans le logiciel y est minutieusement consigné, par ordre chronologique à la seconde près !
Ici aussi, vous pouvez filtrer votre recherche sur un ou plusieurs modes de paiement, pour ensuite visualiser/imprimer le résultat.
C’est également ici que vous pourrez corriger les erreurs d’imputation ou affecter une opération à un autre opérateur.
Ecran principal
Voici l’écran principal de Gestion des caisses :
- Par défaut, l’écran affiche aucune transaction, il faut effectuer une recherche pour obtenir un résultat comme dans l’exemple ci-dessus.
Le bloc central (Liste des transactions) affiche le résultat de votre tri.
Les blocs autour vous permettent de filtrer ou préciser votre recherche.
Critères de tri, légende et actions
Groupes opérateurs / Opérateurs
C’est ici que vous définissez sur quel(s) opérateur(s) portera votre recherche de transactions.
Dates de transaction
Indiquez ici la date de début et la date de fin de transaction. Par défaut la recherche se limite à l’intégralité du jour en cours.
Filtres de recherche
Vous avez la possibilité de restreindre votre cherche à un ou plusieurs mode(s) de paiement, de filtrer par numéro de commande, de filtrer par montant, ou de n’afficher que les paiements (montants positifs) ou les remboursements (montants négatifs).
Impression
Sélectionnez ici les éléments à imprimer, par exemple le détail des transactions par mode de paiement ou par manifestation.
Légende
Les lignes qui s’affichent en BLEU concernent les paiements, tout ce qui rentre dans la caisse.
Les lignes en ROUGE concernent les remboursements, tout ce qui sort de la caisse.
Les lignes en PRUNE sont les reports et reprises d’acompte : il n’y a pas à proprement parler de mouvement d’argent « réel » mais des décalages de trésorerie.
Actions
C’est dans ce bloc que nous retrouvons les fonctions Erreur d’imputation et Modification opérateur, évoqués plus bas.
Lorsque votre choix est fait, cliquez sur le bouton Recherche.
Résultats de recherche
Vue par paiements
Vous retrouvez ici toutes les transactions de l’Opérateur A entre le 25 février et le 19 mai.
La colonne Mode Paie indique quel mode de paiement/remboursement a été utilisé, ou REPORT pour les échanges.
Dans la colonne N° vous retrouverez des informations supplémentaires : numéros et banques émettrices des chèques, nom du payeur pour les encaissements en mode « facture » (à condition que ces éléments soient saisis par l’opérateur en question au moment de l’encaissement).
La colonne Opé indique le code de l’opérateur à l’origine de la transaction.
Dans la colonne identité vous retrouverez le numéro de la fiche client associée à l’opération.
Le montant total cumulatif des opérations figure en haut du tableau.
Astuce : cocher la case “Voir les commandes associées aux paiements” pour obtenir plus de détails sur la ligne de caisse : notamment pour avoir les numéros de commande associés aux noms des acheteurs.
Vue par commande
En cliquant sur l’onglet Vue par commande, chaque transaction sera groupée avec la commande qui lui est associée.
Impression
Lorsque votre choix est arrêté, et si vous souhaitez exporter le résultat :
Vous pouvez ainsi imprimer la liste de toutes les transactions, par exemple pour les pointer une par une manuellement. Comme pour toutes les autres impressions du logiciel, vous pouvez également l’exporter aux formats PDF ou Excel.
Actions
Erreur d’imputation
Cette fonctionnalité permet de corriger une ou plusieurs lignes de votre caisse lorsque le moyen de paiement utilisé pour l’encaissement est erroné.
Modification opérateur
Cette fonctionnalité permet de corriger une ou plusieurs lignes de votre caisse lorsque vous souhaitez assigner une transaction à un autre opérateur.
Cela peut arriver lorsque quelqu’un d’autre a travaillé pendant votre absence sur votre login opérateur. Vous avez oublié de vous déconnectez et pendant ce temps-là votre collègue a travaillé « en votre nom ». La caisse globale ne sera pas fausse pour autant, mais si vous avez pour habitude de faire une caisse par agent de billetterie, il sera alors nécessaire de rectifier le tir ici.
