Mode d’emploi du module SIBIL

Principe de fonctionnement

Une fois installé, le module SIBIL permet de sélectionner une ou plusieurs séances à déclarer et de générer un fichier CSV. Ce fichier est ensuite importé sur le portail SIBIL ce qui finalise la déclaration.

Attention dans sa version actuelle (v1.1.4), le module :

Ne permet de faire que des déclarations définitives
Ne permet pas d’annuler un export, même à l’étape du CSV pas encore téléversé.

ETAPE 1 : Activer l’affichage du module

La 1ère étape consiste à autoriser l’affichage de ce module SIBIL dans les paramètres de votre structure.

Pour cela :

Allez dans PARAMETRAGE -> Paramètres -> Structure -> Préférences
Cochez la case “Export des recettes SIBIL” puis validez en cliquant sur “Mise à jour”

ETAPE 2 : Accédez au module SIBIL

Le module SIBIL désormais activé, il se trouve dans le menu des RAPPORTS -> Recettes -> Recettes SIBIL

Sélectionnez la base sur laquelle vous souhaitez effectuer une déclaration puis cliquez sur le bouton “Connexion”.

Connectez-vous avec les mêmes identifiants (Opérateur) que vous utilisez pour vous connecter à Rodrigue Sphere.

ETAPE 3 : Effectuez le paramétrage

A la 1ère connexion, seul le menu “Paramétrage” est activé.

Nota Bene : Contactez l’équipe Support Rodrigue pour vous accompagner dans ces étapes de paramétrage du module SIBIL.

1 – Onglet paramétrage

Dans l’onglet “Paramétrage” vous devez insérer les informations “utilisateur” que vous avez créé préalablement sur le portail SIBIL à savoir :

votre login du compte Utilisateur SIB
votre mot de passe du compte Utilisateur SIB
l’URL de votre API SIBIL.

Ces informations permettront d’établir la communication entre les 2 plateformes.

-> Comment retrouver les informations sur le portail SIBIL ?

Une fois connecté sur le portail SIBIL :

Cliquez sur votre compte et allez dans l’onglet “Gestion des utilisateurs”.

Cliquez sur le bouton “+ créer utilisateur” pour créer un compte utilisateur qui vous permettra de vous connecter sur le module SIBIL de Rodrigue Sphere.
- 1 – Créer ou éditer un utilisateur : sélectionnez le type “SIB” pour communiquer avec l’API et permettre la remontée des informations sur Rodrigue.

- 2 – Indiquez le nom de votre identifiant et générez un mot de passe, puis cliquez “sauvegarder“.

Ce nom et ce mot de passe sont à renseigner d’onglet “paramétrage” du module SIBIL de Rodrigue. Ils permettront d’établir la communication entre les 2 plateformes.

2 – Onglet général : champs par défaut

Indiquez votre numéro déclarant que vous retrouverez dans votre espace Compte du portail SIBIL :

Dans la partie gauche : :renseignez les champs « Titre, Critère 1, Domaine » que vous souhaitez faire remonter dans les exports de votre déclaration.

Dans la partie droite, paramétrez l’envoi des emails pour recevoir par mail le fichier CSV que vous déposerez sur le portail SIBIL. Appuyez-vous du Support pour cette étape.

- Expéditeur : Ne pas modifier cette adresse sans l’avis du support.
- Destinataire : Il est possible ici d’ajuster les destinataires des exports. Séparer les différentes adresses d’un point-virgule. Attention à ne laisser aucun espace sur cette ligne !
- Serveur / Identifiant / Mot de passe : Ne pas modifier ces éléments sans l’avis du support Rodrigue.

3 – Correspondance des lieux

Vous devez établir la correspondance des lieux entre ceux déclarés sur SIBIL et les plans de salle paramétrés dans Rodrigue Sphere.

Pour se faire :

Allez dans l’onglet “Gestion des lieux” pou importer de SIBIL la liste des salles dans lesquelles vous jouez..
- On peut rechercher un lieu déjà existant coté SIBIL par SIRET (plus précis) ou par nom.Attention à la recherche par nom :
  On fait appel ici au webservice de SIBIL. Tout élément renseigné dans ce champ est considéré par SIBIL comme une phrase, comme si on l’avait tapé avec des guillemets.Autrement dit, si on recherche le lieu SIBIL Théâtre de l’Atelier, la recherche THEATRE ATELIER ne remontera aucun résultat.Mais le lieu remontera sous la recherche THEATRE DE L’ATELIER, ATELIER, ou THEATRE.Il vaut mieux privilégier si possible la recherche avec un seul terme afin d’éviter la création de lieu doublon dans la base SIBIL.N’oubliez pas que tous les lieux existants dans la base de données SIBIL ont été créés par les utilisateurs. La liste n’est donc pas exempte d’erreurs d’adresse, fautes d’orthographe, etc…

- Une fois le lieu sélectionné, cliquez sur Ajouter un Lieu pour le rajouter à notre liste.
- Si le lieu n’existe pas coté SIBIL, il est possible de le créer en renseignant les informations du lieu, puis cliquez sur Ajouter un lieu SIBIL
- Une fois le (ou les) lieu(x) ajouté(s), on valide définitivement leur inscription dans la base de données en cliquant sur le bouton “Enregistrer les lieux“

Puis cliquez sur l’onglet “Association des lieux” pour relier les lieux SIBIL aux plans de salle que vous avez paramétrés dans Rodrigue.
- A droite figurent deux menus déroulants. En haut les lieux SIBIL, en bas les plans de salle paramétrés sur Rodrigue.

- L’association apparait dans la partie gauche :

- Intitulé du plan Rodrigue à gauche en gras, suivi de son équivalence SIBIL à droite.
  La croix noire indique un plan Rodrigue masqué

- Un lieu SIBIL peut être associé à plusieurs plans Rodrigue
  Les différentes configurations d’une même salle (libre, numéroté, mixte, etc…) pourront donc être rattachés au même lieu SIBIL.
  Dans ce cas, le lieu SIBIL est automatiquement choisi au moment de la déclaration.
- Un plan Rodrigue peut être associé à plusieurs lieux SIBIL
  Si vous utilisez un plan unique pour plusieurs endroits (ex. hors les murs, festival, etc…)
  Dans ce cas de figure, le choix du lieu où a eu lieu la séance se fait au moment de la déclaration.

Une fois ces étapes de configuration effectuées, vous n’aurez plus à y toucher, sauf bien sûr si vous créez un nouveau lieu sur Rodrigue Sphere.

ETAPE 4 : Procéder à votre déclaration SIBIL

Retournez sur la page d’accueil du module SIBIL, est cliquez sur le bouton “Commencer ma déclaration”

Choix des séances

- Sélectionnez une période , et cliquez sur Valider
- La liste affiche les séances…
  - rattachées à un plan associé à un lieu SIBIL
  - ayant eu lieu dans l’intervalle demandé

- Cochez la (ou les) séance(s) à exporter, puis on cliquez sur “Valider”

Récapitulatif des séances
- L’écran suivant affiche la liste des séances présélectionnées et en passe d’être exportée
- Par défaut ces séances n’ont pas d’ID SIBIL . Il s’agit d’un numéro envoyé par SIBIL lors du premier export d’une manifestation.Chaque séance d’une même manifestation partagent ensuite le même ID SIBIL

Ajustement des critères et génération de l’ID SIBIL
- En cliquant sur les séances, vous ouvrez la page Notification.C’est sur cette page que vous pouvez ajuster les éléments définis par défaut comme le titre et les 3 critères, mais aussi le domaine.C’est également ici que vous indiquez s’il s’agit d’une coproduction ou d’un spectacle jeune public.Il est aussi possible de modifier le lieu, dans le cas où un plan Rodrigue est associé à plusieurs lieux SIBIL.Enfin, si tout est correct, générez l’ID SIBIL en cliquant sur “Obtenir un ID SIBIL”.

Un message de confirmation apparaît:

Export des séancesDe retour dans le récapitulatif des séances, vous pouvez désormais les sélectionner pour les exporter.A noter que le bouton Suivant restera grisé tant qu’il restera des séances sans ID SIBIL.

- Une fois toutes les séances sélectionnées, cliquez sur “Suivant“

- Cochez le type d’export, définitif ou temporaire (fonction disponible dans une version ultérieure), puis validez en cliquant sur Confirmer.
- Si tout va bien, le message suivant s’affiche :

- Ensuite, si l’option est cochée, l’e-mail est envoyé au(x) destinataire(s) renseignés précédemment dans le paramétrage SMTP.
- Enfin l’export du fichier CSV s’ouvre dans une fenêtre bloc-notes pour qu’il puisse être sauvegardé en local si besoin.

- A noter que chaque export SIBIL vient également s’enregistrer dans le dossier suivant sur le poste d’installation de Rodrigue : ~\RODRIGUE\SIBIL\ExportsAttention, si vous vous connectez à Rodrigue avec l’outil de connexion bureau à distance, cet export s’enregistrera sur le serveur et non en local.Veuillez contacter le Support si vous ne parvenez pas à récupérer un export.