Bien souvent, tout cela existe déjà dans votre logiciel : vous êtes accompagnés par Rodrigue pour la mise en place du service Thémis. Les éléments ci-dessous ont pu être créés par le support ou bien pendant la formation initiale. Si ce n’est pas le cas, ils s’ajoutent à tout moment. Vous pouvez néanmoins vérifier dans votre paramétrage les éléments listés ci-dessous.
1. Créer un opérateur de caisse INTERNET
Dans PARAMETRAGE > PARAMETRES > OPERATEURS
Permet de regrouper tous les encaissements effectués par internet sous un opérateur de caisse dédié, afin d’isoler et de rendre lisible l’activité de billetterie en ligne dans le journal de caisse. Il sera nécessaire de comparer les sommes encaissées dans Rodrigue avec le relevé de transactions bancaires communiqué au quotidien par votre prestataire de paiement sécurisé (Paybox, Tipi, Saferpay, etc…)
2. Créer une filière INTERNET
Dans PARAMETRAGE > PARAMETRES > FILIERES
Permet de segmenter le chiffre d’affaires internet, filtrer les commandes et retrouver les comptes clients créés en ligne.
3. Créer un mode de paiement « CB INTERNET »
Dans PARAMETRAGE > ELEMENTS FINANCIERS > MODES DE PAIEMENT
Permet d’enregistrer les ventes en ligne réalisées par l’intermédiaire de
votre prestataire de paiement sécurisé sous un mode de paiement dédié.
4. Créer un ou plusieurs modes d’obtention sous forme de « PRODUITS »
Dans PARAMETRAGE > INVENTAIRE > PRODUIT
Permet de proposer à l’internaute un ou plusieurs mode(s) d’obtention des billets avant de finaliser son panier. Il est possible d’associer une valeur monétaire à un produit comme dans l’exemple ci-dessous :
5. Créer des types de tarifs INTERNET
Dans PARAMETRAGE > ELEMENTS FINANCIERS > TYPES DE TARIFS
Permet d’avoir des états statistiques clairs et de quantifier facilement la part des ventes web par rapport à celles du guichet. A noter qu’il est possible d’ajouter des frais sur chaque tarif.
6. Inclure ces tarifs INTERNET dans vos grilles tarifaires
Dans PARAMETRAGE > INVENTAIRE > CREER /ou/ MODIFIER TARIFS
Il vous appartient de vérifier et de mettre à jour vos grilles tarifaires le cas échéant, en passant par le bouton « créer tarifs » (si l’évènement n’est pas encore créé) ou par le bouton « modifier tarifs » (si l’évènement existe déjà dans votre paramétrage). C’est notamment par « modifier tarifs » que l’on passera pour ajouter un tarif manquant ou corriger une erreur sur une manifestation déjà existante.
7. Mettre des quotas de places dans une réserve INTERNET sur chaque séance
Dans CONFIGURATION DES SEANCES > RESERVES
Il n’est cependant pas obligatoire de définir des quotas dédiés au web sur chaque spectacle pour vendre par internet. Vous avez le choix de travailler avec ou sans réserve. Tout dépend de la stratégie adoptée.
Si vous souhaitez « contenir » et limiter la vente en ligne en surveillant régulièrement la quantité de places écoulées sur la vente en ligne, alors il sera recommandé d’utiliser une réserve internet.
Dans le cas contraire vous pouvez vous passer de réserve internet, et vous cocherez la case « aucune réserve » au moment où vous ferez les règles de vente : ainsi pas de réassort à faire, Thémis en temps réel le plan de salle et propose les mêmes disponibilités qu’au guichet en fonction des places restantes.
8. Créer une ou plusieurs maquettes de billet au format A4
Dans PARAMETRAGE > OLYMPE GUTENBERG > GUTENBERG /ou/ GESTION MAQUETTES
Les billets numériques sont liés au mode d’obtention « impression à domicile » et sont attachés en pièce jointe du mail de confirmation de commande, également téléchargeables depuis l’espace client. Vous recevrez également une copie par mail de chaque confirmation d’achat avec les billets en pièces jointes.
Il est nécessaire d’avoir au minimum une maquette de billet numéroté et une maquette de billet placement libre, selon les configurations de salles existantes dans votre structure.
Le billet au format A4 peut également servir de support de communication pour y insérer un logo, un plan d’accès, des conseils pour préparer sa sortie, etc… Veillez juste à prévoir des visuels réduits en poids, de façon à ce que le poids global d’un billet unitaire n’excède pas 100ko.
Sans avoir effectué toutes ces étapes en amont, vous ne pourrez pas mettre en ligne votre manifestation.