Comment mettre en ligne une manifestation ?
Une fois connecté au back office, vous arrivez sur cette page d’accueil :
Cliquer dans le menu de gauche VENTE INDIVIDUELLE puis sur le sous-menu RÈGLES DE VENTES et l’onglet GÉNÉRALE
La liste des manifestations apparaît :
Lorsqu’une manifestation est déjà en ligne, cela est notifié en vert :
Dans le cas contraire, cela est écrit en noir :
Plusieurs filtres d’affichage sur cette page permettent de :
- Voir toutes les manifestations sur la même page
- Rechercher par mot clé pour épurer l’affichage
- Filtres pour classer les manifestations par ordre alphabétique, par saison, par lieu ou par statut
Pour mettre un spectacle en vente, cliquez sur la manifestation de votre choix :
Une ligne (par séance) apparaît juste en dessous.
Cliquer sur + dans les boutons d’action situés à droite :
L’édition d’une règle de vente repose sur 4 étapes obligatoires résumées dans le fil d’ariane ci-dessous :
1. Choix des tarifs
Cocher le ou les tarif(s) et la ou les catégorie(s) à mettre en vente, cliquer sur SUIVANT :
Attention :
Bien que tous les tarifs et toutes les catégories apparaissent ici sous les yeux, cela ne signifie pas pour autant qu’il faut tout activer tout de suite !
Lisez d’abord la suite pour comprendre la logique de création d’une règle de vente et nous reviendrons sur des cas particuliers juste après.
2. Choix des réserves
Cocher la réserve de places dans laquelle le système doit piocher pour attribuer les places :
Il est possible de choisir une réserve en particulier (à condition d’avoir mis des places dedans avant dans le module de Configuration des séances de Rodrigue) ou bien aucune réserve (le système proposera toutes les places disponibles à l’exception de toutes celles qui pourraient se trouver dans d’autres réserves (Fnac, Invités, Compagnie, etc…).
- Souvent, quand vous décidez d’utiliser une réserve pour la vente en ligne, celle-ci est dénommée « INTERNET » ou « THEMIS » dans le tableau ci-dessous (c’est le nom qui lui a été donné au moment où elle a été créée dans Rodrigue).
- Si vous décidez de travailler sans réserve particulière, il faut impérativement cocher « Aucune réserve ».
Et cliquer sur SUIVANT
2. Mode d’obtention
Cocher le ou les modes d’obtention à activer, et cliquer sur SUIVANT:
ATTENTION :
Pour le E-BILLET (IMPRESSION A DOMICILE) il faut impérativement associer une maquette de billet en face, sélectionnable dans le menu déroulant :
Sans cette maquette associée au mode d’obtention, aucun E-BILLET dans le mail de confirmation de commande !
Pour les autres modes d’obtention, laisser « aucune maquette » par défaut (c’est la maquette de billet thermique associée à la manifestation dans Rodrigue qui sera prise en compte au moment où vous éditerez les places au guichet)
4. Date
Indiquez les particularités de votre règle de vente :
Les dates de validité
- Bien souvent la date de début correspond à la date de démarrage des ventes (le lancement de saison, l’ouverture de la vente en ligne). On renseigne cette option quand on souhaite différer la mise en vente et la remettre à plus tard.
- Néanmoins il est possible d’indiquer un nombre de jours avant le début de la séance, comme par exemple :
Si votre événement est dans moins d’un an, le démarrage des ventes sera immédiat.
Il sera donc préférable de choisir cette option plutôt que la précédente lorsqu’on souhaite faire démarrer une vente sur le champ, et qu’il n’y a pas besoin de différer la date de démarrage.
- Bien souvent, la fin des ventes est programmée à 1h ou 2h avant le début de la séance, comme par exemple :
L’avantage que ça présente, c’est que la vente en ligne s’arrête automatiquement 1h avant le début du spectacle. Cette propriété est généralement commune à tous les spectacles, cela permet donc de copier la règle d’un spectacle à l’autre.
- Il est tout à fait possible de mettre une date de fin ultérieure à la date du spectacle, par exemple le 1er juillet une fois que tous les spectacles sont passés :
Cela permet de vendre jusqu’à l’heure H du spectacle. Une fois la date et l’heure du spectacle passés, il disparaît automatiquement de la vente en ligne, même si la fin de la règle est programmée à une date ultérieure.
la quantité de places
les options de prise de places
Pour une manifestation numérotée il conviendra de cocher les cases suivantes :
« Sur plan » est facultatif, activable si vous souhaitez permettre à l’internaute de choisir ses places.
« Automatique » est dans tous les cas indispensables, même si « Sur plan » est activé.
- Pour une manifestation en placement libre il faudra cocher celles-ci :
L’option « Même place » n’est utilisée que dans certains cas précis, sur conseil avisé du support.
Cliquez sur SUIVANT et la règle de vente s’enregistre.
Un message apparaît et confirme que la règle est bien enregistrée.
Sur votre écran, la séance apparaît désormais comme « en vente » :
Lorsque vous lancer toute une programmation à l’achat en ligne d’un coup, à une date et à une heure précise, il est nécessaire de cliquer une fois sur le bouton ci-dessous et ce, quelques minutes avant le démarrage, afin d’activer toutes les règles programmées pour un passage immédiat en production.
En cas d’oubli, il se peut que votre démarrage de billetterie soit différé de quelques minutes par rapport à l’horaire programmé dans les règles de vente.
A tout moment les règles peuvent être modifiées ou supprimées en utilisant les boutons ci-dessous :
URL des manifestations
La rubrique URL DES MANIFESTATIONS dans le menu gauche de la console permet de récupérer tester les liens d’accès directs vers les manifestations :
- C’est ce dont ont généralement besoin votre service communication et/ou votre webmaster, qui publient ces liens sur votre site institutionnel derrière les boutons « acheter » de chaque évènement.
- Le lien reste le même pour tous les spectacles, seul le numéro à la fin du lien change : c’est ce qu’on appelle l’ID de la manifestation.
- Les liens peuvent être publiés sans forcément qu’une règle de vente soit active : la page renverra alors