ETAPE 1 : rechercher la commande
Effectuer une recherche par numéro de commande
Il figure systématiquement sur tous les billets ainsi que dans le mail de confirmation de commande.
- Saisir le n° de commande et cliquer sur la loupe :
- Le détail de la commande apparaît :
Effectuer une recherche par nom de fiche
- Cliquer sur l’icône « ABC » et sur l’icône « des 2 bonhommes » pour accéder au CRM et retrouver la fiche exacte.
- Saisir le nom de la personne puis la retrouver dans l’annuaire de fiches en cliquant sur la loupe.
Une fois la fiche trouvée, cliquer sur le bouton vert V pour valider
Le nom de la personne apparaît en haut à gauche, puis cliquer sur la loupe.
Une fois la fiche trouvée, cliquer sur le bouton vert V pour valider
Le nom de la personne apparaît en haut à gauche, puis cliquer sur la loupe .
Vous retrouverez toutes les commandes rattachées à la fiche choisie :
Effectuer une recherche par numéro de fiche
Saisir le n° de fiche et cliquer sur la loupe.
Ce numéro apparaît sur les billets entre parenthèses à côté du nom de la personne, il se trouve également dans les mails de confirmation de commande et de création de compte.
Il existe d’autres moyens de rechercher une commande, en cliquant sur les petites icônes :
➢ Par numéro de commande Web
➢ Info paiement
➢ Appartenance
➢ Par numéro de téléphone
➢ Par le numéro de billet
➢ Par numéro de document
➢ Par référence produit
ETAPE 2 : annuler la commande
Annulation totale d’une ligne de commande
Cliquer sur la ligne de commande à annuler et sur le bouton “Annul. Total” situé en bas (comme sur les flèches rouges dans la capture ci-après.
Si la commande comporte plusieurs lignes à annuler, cocher d’abord la case « multi-sélections » pour cliquer sur les lignes à annuler, une croix rouge se met en face de chaque ligne :
Une fenêtre de remboursement apparaît :
Choisir le mode de paiement dans lequel vous souhaitez rembourser :
Saisir la somme à rembourser dans la case « Montant » et cliquer sur
Il est possible de fractionner le remboursement en plusieurs modes de paiement, de la même manière qu’on peut le faire lors d’un encaissement.
L’écriture apparaît sur le côté droit :
- Renseigner un motif d’annulation (c’est facultatif) qui sera gardé en mémoire dans l’historique du dossier de la commande annulée.
- Il est possible de le saisir manuellement, ou bien de paramétrer à l’avance une liste de motifs d’annulation sélectionnables dans le menu déroulant ci-dessous : (Pour créer cette liste, aller dans PARAMETRAGE > ELEMENTS FINANCIERS > MOTIFS D’ANNULATION)
- Cliquer sur “Rembourser”
- Le bouton “Ne pas rembourser” permet de quitter la procédure en cours, sans que cela annule les billets d’origine.
Annulation partielle d’une ligne de commande
On entend par annulation partielle l’annulation d’une partie des places d’un dossier (ligne de commande).
Exemples :
- J’ai 5 places pour la même représentation d’un spectacle et je souhaite en annuler 3 ➔ Annulation partielle du dossier
- J’ai 5 places pour le spectacle A et 3 places pour le spectacle B, je souhaite annuler les 5 places du spectacle A ➔ Annulation totale du dossier A
Dans l’exemple suivant, nous avons 30 places pour la même représentation et nous souhaitons en annuler 10 :
Sélectionnez le dossier à annuler partiellement et cliquez sur « Annul. partielle »
L’écran d’annulation partielle s’affiche.
A gauche vous retrouvez l’intégralité des billets constituant votre dossier, à droite la liste des billets que vous allez annuler.
Pour sélectionner des billets à annuler, vous pouvez double-cliquer sur une ligne.
Vous pouvez également utiliser la barre centrale où figurent des outils pour définir votre sélection :
- Tous >> : Envoyer tous les billets figurant à gauche dans la liste des billets à annuler
- Tous << : Renvoyer tous les billets figurant à droite dans le liste des billets à conserver
- Sélection > : Envoyer le ou les billet(s) sélectionné(s) à gauche dans la liste des billets à annuler
- < Désélect. : Renvoyer le ou les billet(s) sélectionné(s) à droite dans la liste des billets à conserver
- N° billet : Sélection d’un billet directement à partir de son numéro
- Rang : Siege : Sélection d’un billet directement à partir de son référentiel (numéro de rang + de place)
- Sélection par Lot : Sélection d’une liste de billets à partir de leurs numéros. Validez votre saisie en appuyant sur […]
Une fois votre saisie terminée, cliquez sur le bouton vert V pour Continuer
A SAVOIR : S’il s’agit de placement libre, soyez très attentif au numéro des billets que vous annulez. Ce sera souvent le seul élément qui vous permettra de distinguer les différents billets de la commande.
Ce numéro figure en général sur les maquettes de billets en bas à gauche, à coté du numéro de la commande et de la date d’impression.