ETAPE 1 : sélectionner une manifestation
Les filtres de recherche
Plusieurs outils et vues sont à votre disposition pour filtrer votre recherche :
- Vous pouvez indiquer une date antérieure pour rechercher un spectacle passé :
- Ou bien indiquer un mot clé dans le champ « recherche » :
Vous pouvez rechercher par mot clé sur le titre du spectacle mais également sur l’une des 5 lignes d’information de la manifestation (descriptifs facultatifs renseignés dans le paramétrage)
- Vue par manifestation
Les spectacles sont listés par ordre alphabétique et sont rangés par groupes de manifestations, tels que vous les avez dénommés dans votre paramétrage.
Vous pouvez affecter dans le paramétrage une couleur particulière à une (ou plusieurs) manifestation, pour que celle-ci se distingue des autres dans la liste.
- Vue par calendrier
Sélection par date ou intervalle de date
- Vue par lieu / Critère de recherche existant jusqu’à la version 3.0.130 du logiciel. Au-delà, la liste des lieux figure directement entre la liste des groupes et la liste des manifestations.
Tous les plans de salle créés dans Olympe et utilisés lors du paramétrage des événements deviennent des filtres de recherche.
- Vue par genre
Afin que ce critère de recherche soit utile, il faut que les genres de spectacles aient été créés dans Paramétrage > Listes > Genres Manif, et renseignés sur chaque manifestation dans Paramétrage > Inventaire > Evénements > Compléments.
Il n’est pas trop tard pour le faire si vous n’avez pas encore utilisé cette fonction, même pour des évènements existants, cela est rattrapable et se corrige à tout moment.
- Vue par agenda / A partir de la version 3.1.8 du logiciel
Cette vue permet de visualiser les séances sur un agenda.
Boutons d’action spécifiques à l’agenda :
Info-bulle séance
Si vous passez le pointeur de la souris au-dessus d’une séance, une info-bulle apparaît.
Les informations suivantes figurent dans cette info-bulle :
- A gauche, le plan. Les places disponibles sont en vert, les indisponibles en ocre.
- Titre du spectacle
- Type de placement (numéroté ou libre)
- Date et heure séance, durée de la séance en minutes
- Etat de la jauge, disponibilité totale, disponibilité hors réserve
- Lieu
- Liste d’attente de la séance
- Liste d’invitations de la séance
Les boutons d’action
La page d’informations
Le bouton i est un pense-bête que l’on peut afficher lors d’une vente guichet : il donne des informations sur le spectacle et reprend la grille tarifaire associée.
Tous ces champs libres sont optionnels et se complètent au moment où vous créez une manifestation (dans l’onglet « Compléments » de la fiche manifestation dans Paramétrage > Inventaire > Evénements).
- Ce sont les mêmes informations qui sont récupérées pour enrichir les pages du spectacle ainsi que l’info bulle « en savoir plus » sur la billetterie en ligne Thémis.
Vous pouvez y copier-coller les informations contenues dans votre brochure :
- Résumé de la manifestation
- Horaires des séances
- Durée
- Mentions liées à la mise en scène et à la distribution
- Cela sert autant au public qu’à vous au guichet, d’un clic rapide et discret sur i vous retrouvez le contenu de votre brochure sans avoir à la feuilleter.
Recette théorique
En faisant un clic-droit sur une ligne de spectacle, vous avez plusieurs possibilités dont celle de connaître rapidement la recette théorique engendrée en cliquant sur grille recette théorique : ça permet de savoir où vous êtes d’un point de vue remplissage financier sur la séance en question.
On a également la possibilité d’ouvrir une liste d’attente dans le cas où la séance serait complète.
Le nombre (ex : 4/22) apparaît dans la liste des manifestations ou des séances, pour indiquer qu’il y a des personnes qui sont à la recherche d’éventuelles places libres.
Il est également possible de créer une liste d’invitations.
ETAPE 2 : accéder au plan de salle
Après avoir sélectionné une séance et cliqué sur Valider, vous accédez au plan :
Voici les fonctions accessibles depuis le plan de salle :
Lecture du plan de salle
Dans l’exemple ci-dessus, certains sièges sont matérialisés par des icônes (ce sont des quotas de places libres mises dans des « réserves » par exemple pour les PMR, la vente en ligne ou les revendeurs), d’autres sont en rouge (= places libres et non affectées à une réserve).
Lorsqu’un siège rouge est occupé, il peut être recouvert de 4 pictogrammes différents, qui correspondent aux statuts évolutifs d’une commande billetterie :
Les autres pictogrammes correspondent à des réserves (= contingents/quotas de places). Ces pictogrammes sont facultatifs et peuvent être remplacés par des couleurs. Vous êtes libre d’associer le pictogramme ou la couleur de votre choix dans la gestion des réserves située dans le menu de Configuration des séances.
Les croix rouges correspondent à des places mises en indisponibilité, condamnées et interdites à la vente, notamment pour abaisser la jauge de la salle, condamner un rang entier pour cause de mauvaise visibilité ou bloquer un siège cassé, ou bien mettre une régie en salle. Vous pouvez libérer ou ajouter des indisponibilités à tout moment, séance par séance, en passant par le menu Configuration des séances.
Infobulle « Informations sur la place »
Un simple clic droit sur un siège occupé permet d’afficher l’infobulle des informations sur la place ainsi que des détails sur la commande correspondante.
L’ensemble des places de la commande apparaît en surbrillance en arrière plan : les places sont encerclées de rose fluo.
ETAPE 3 : sélectionner le tarif et la place
- Nous vous recommandons de commencer par identifier votre client en cliquant sur
(même s’il est encore possible de le faire à l’étape suivante).
Vous devez d’abord choisir le tarif dans la colonne de droite puis sélectionner la place sur le plan :
Renouvelez l’opération autant de fois que vous souhaitez de tarifs différents et de places différentes.
Le récapitulatif de votre sélection apparaît en haut à droite, cliquez sur Valider pour valider la sélection.
Vous allez basculer sur la page Récapitulatif de commande.
ETAPE 4 : récapitulatif de commande
Identification de l’acheteur
Cette étape n’est pas obligatoire mais si vous n’identifiez pas votre commande, celle-ci sera non nominative et le logiciel créera une fiche anonyme marquée d’une étoile * suivie du nom de la filière utilisée :
(Exemple : * RESERVATION / VENTE). Cela revient à dire « client inconnu » pour une vente anonyme.
Dans le champ « Nom/Société », saisir le nom de la personne, ou les premières lettres d’un nom, et cliquer une fois dans la case « Prénom/Service » : le logiciel proposera des fiches dont le nom est identique ou commence par les mêmes lettres, car votre client existe peut-être déjà dans le fichier.
Si c’est le cas, sélectionner sa fiche afin de la réutiliser (en double cliquant sur la ligne), également pour éviter de créer un doublon.
Dans le cas contraire, créer une nouvelle fiche :
- En cliquant sur le bouton « afficher la fiche client » pour un remplissage complet de la fiche (accès à toutes les options de la fiche client ; pour + d’informations sur le remplissage d’une fiche veuillez consulter le [TUTO] Gestion des options paramétrables de la fiche client)
- Ou bien sur « nouveau client » pour une saisie rapide d’informations :
Compléter les champs vides ou mettre à jour les informations déjà remplies (les informations seront automatiquement enregistrées) :
Ajout d’infos complémentaires
Il est possible de mettre des infos complémentaires pour épingler la fiche avec des particularités, c’est notamment ici que l’on spécifie si le client souhaite recevoir la newsletter, mais vous pouvez également notifier d’autres particularités comme des catégories socio-professionnelles, des centres d’intérêts, et toute autre information qui permet de qualifier le fichier et de recueillir des données qui pourront servir à faire des requêtes dans Merlin.
Il est cependant nécessaire de définir en amont dans le paramétrage une arborescence d’infos complémentaires, afin de pouvoir s’en servir ici. On ne peut pas créer d’info. complémentaire au moment d’une vente.
- + d’infos sur les infos complémentaires dans le [TUTO] Gestion des options paramétrables de la fiche client
- + d’infos sur les requêtes dans le [TUTO] Comment créer un tri MERLIN
Pour ajouter ou enlever une info.comp., cliquer sur
repérer le « tag » souhaité dans la liste et double cliquer sur la particularité à ajouter.
Résumé de la commande et retouches éventuelles
Sous la partie haute dédiée à la saisie des informations clients, se trouve le résumé de la sélection de places :
Cliquer sur – pour condenser l’affichage et récapituler plus facilement la commande :
Pour revenir en arrière sur le plan de salle afin de modifier la quantité de places ou changer de tarif, cliquer sur la zone qui comporte l’erreur et cliquer en bas sur la crayon (modifier dossier) ou bien sur la poubelle (libérer dossier) pour tout supprimer.
Ajout d’un commentaire global à la commande
Il est possible d’ajouter un commentaire à la commande si vous avez quelque chose à notifier et dont il faut se rappeler ultérieurement.
Privilégier un commentaire court pour aller à l’essentiel :
Ajout d’un produit
Le bouton “Panier” permet d’ajouter un produit marchand à la commande en cours, comme par exemple des frais d’envoi, une assurance annulation ou toute autre prestation payante (CD, DVD, affiche, programme, livret, etc…) que vous auriez créé en amont dans votre paramétrage.
Ajout d’un consommateur
Il est possible d’indiquer pour chaque dossier un nom différent du « porteur » de la commande ; ainsi qu’un commentaire spécifique au dossier :
Génération de documents associés à la commande
Il est également possible de générer un document à partir d’une commande en cours, comme par exemple un devis, une confirmation de réservation, une facture pro-forma…
Tous les documents dont vous pourriez avoir besoin se créent dans le Paramétrage avec l’outil de création de maquettes Gutenberg.
- + d’infos dans le [TUTO] Création de maquettes Gutenberg
Il faut donc aller dans Gutenberg pour créer une maquette de document, vous la trouverez ensuite disponible ici prête à emploi dans le menu déroulant ci-dessous :
Les documents sont enregistrables en PDF ou imprimables directement. Pour les envoyer par mail il faut d’abord les sauvegarder en PDF sur votre ordinateur, puis les ajouter en pièce jointe du mail que vous comptez rédiger.
Finalisation de la commande
Pour finaliser une commande, vous avez les 3 possibilités suivantes en haut à droite de l’écran :
Quelle que soit l’issue, votre commande est systématiquement sauvegardée par le logiciel sous le numéro de commande indiqué au milieu de l’écran, que nous vous incitons à communiquer à votre client :
Vous pourrez la retrouver facilement par le module de recherche accessible depuis l’écran d’accueil.
ETAPE 5 : encaissement d’une commande
Dès lors que vous cliquez sur Payer, vous basculez sur la page d’encaissement :
Sélectionner un mode de paiement, indiquer le montant dans le champ correspondant, puis valider la saisie à l’aide de la coche verte :
Renouveler l’opération autant de fois que vous avez de modes de règlement différents à rentrer, jusqu’à ce que le solde soit à zéro.
NB : pour pouvoir éditer des places, celles-ci doivent d’abord être réglées en totalité !
Terminer par l’encaissement et l’édition des billets, vous pouvez aussi encaisser sans éditer.
Et éditer les billets plus tard (le jour de la représentation par exemple).
« Ne pas encaisser » permet de s’échapper de la page d’encaissement, votre commande reste en réservation et vous pourrez l’encaisser à nouveau ultérieurement.