Le jour où l’établissement scolaire me règle la facture, il convient d’aller solder la dette dans son compte client : Aller dans le fichier clients et rechercher la fiche de l’établissement par son nom
Double cliquer sur la fiche pour l’ouvrir et cliquer sur le menu « Compta » de la fiche (situé au centre)
Effectuer une recherche en cliquant sur la loupe en haut à gauche
Le logiciel retrouve toutes les dettes du client en question et affiche les traces en rouge :
Le montant total de la dette apparaît en haut à gauche de l’écran :
Afin de solder la dette, cliquer sur le bouton “Solder un crédit” en bas de l’écran. La page d’encaissement apparaît :
- il faut donc indiquer dans quel mode de paiement l’établissement vous règle (dans l’exemple ci-dessous il s’agit d’un virement bancaire)
- on en peut en profiter pour éditer une facture acquittée (à condition que vous ayez créé ce modèle dans Gutenberg) en cochant la case « reçu de caisse simultané » en sélectionnant dans la liste déroulante la maquette de document souhaitée
Pour les revendeurs externes (Fnac, Ticketnet, etc…), il vous appartient de pointer les virements et chèques qu’ils vous enverront en soldant les crédits associés. Cela vous permettra de détecter les paiements manquants ou des écarts de recette. Nous vous recommandons de solder les dettes par manifestation, puisque les revendeurs vous règlent une fois la manifestation passée.
Utilisez pour cela le filtre par manifestation :
Une fois l’opération terminée, si vous quittez la fiche client et que vous venez dessus, la dette aura disparu :
Si vous regardez dans le bordereau de caisse, un tableau « ENCAISSEMENTS CRÉDIT » apparaît et on retrouve la dette soldée en virement bancaire. Ce montant n’est pas repris dans le total des encaissements. Il n’a été comptabilisé qu’une fois (lors de la première opération de mise à crédit).
