Pour configurer ces champs, allez dans Paramétrage > Paramètres > Fiche client
Gestion des appellations
Vous pouvez créer à tout moment ici les appellations dont vous avez besoin pour qualifier vos contacts.
Il s’agit ici par exemple de :
- Titres d’appel : (Madame, Monsieur – NB : En France, « Mademoiselle » n’est désormais plus d’usage officiel. En effet, le 26 décembre 2012, le Conseil d’État a validé la suppression du terme « Mademoiselle » de tous les documents officiels)
- Titres de noblesse : (Monsieur le Comte, Madame la Marquise, Monsieur le Duc)
- Titres académiques : (Docteur, Maître, Professeur)
Pour plus d’informations sur le sujet : https://fr.wikipedia.org/wiki/Titres_et_prédicats
Pour créer une nouvelle appellation cliquez sur Nouveau
Puis renseignez les cellules vides et validez
Ces champs deviendront disponibles et sélectionnables après avoir relancé Rodrigue, lorsque vous compléterez une fiche client :
Gestion des titres
Pour créer un nouveau titre cliquez sur Nouveau
Puis renseignez les cellules vides et validez
Vous pouvez créer ici des intitulés de poste que vous pourrez ensuite spécifier sur vos fiches contacts.
L’avantage c’est que cela peut servir de « variable » sur un modèle de courrier ou sur une étiquette si on souhaite le faire apparaître.
Cet élément peut également devenir critère de tri dans MERLIN (par exemple, obtenir en un clic la liste de tous les enseignants).
L’inconvénient c’est qu’il faut rester sur des titres génériques, cependant, selon les structures dans lesquels travaillent vos contacts, ou selon le « grade » qu’ils occupent, il n’y a pas toujours la même façon d’appeler les choses :
Exemple :
- BILLETTISTE peut se décliner en : Responsable billetterie, Référent billetterie, Chargé de billetterie, Employé de billetterie, Agent de billetterie, Assistant de billetterie, Gestionnaire de billetterie
Pour un même domaine d’activité on peut vite se retrouver avec une multitude de « titres » et pourtant, tous veulent sensiblement dire la même chose.
Mieux vaut créer des titres pertinents et génériques, pouvant servir de manière courante.
Tout dépend de la nature et de la précision de l’information que vous souhaitez renseigner.
Gestion des libellés téléphone/email
Vous pouvez ici personnaliser les champs téléphoniques en créant les intitulés dont vous avez besoin.
Il est possible de renommer les intitulés qui existent déjà dans Rodrigue.
Pour créer un nouveau libellé cliquez sur Nouveau
Puis renseignez les cellules vides et validez
Pour renommer un libellé existant, double-cliquez sur celui-ci, effectuez vos modifications et enregistrez-les en cliquant sur valider.
L’étape suivante va permettre de fixer ces intitulés en face de chaque case vide à remplir de la fiche client.
Paramètres libellés téléphone
Vous pouvez ici définir l’ordre de préférence par défaut des champs téléphone et mail que vous retrouverez à la création d’une nouvelle fiche client.
Cela prendra effet pour toutes les futures fiches que vous créerez dans la base de données.
Nous vous recommandons de le faire de manière à ce que tous les utilisateurs du logiciel dans votre structure remplissent les fiches correctement, à bon escient et surtout, de façon à ce que chaque donnée soit renseignée au bon endroit.
Cela aura nécessairement un impact sur vos extractions dans MERLIN.
Par exemple, si je recherche toutes les fiches ayant au moins un numéro de téléphone renseigné, le fait de les mettre par défaut dans le champ n°1 me permettra d’obtenir une colonne remplie de numéros de téléphone au moment de mon export EXCEL.
Si j’ai besoin de différencier les numéros de portable des numéros de téléphone fixe, il sera alors préférable de les distinguer en créer 2 champs différents, afin d’obtenir des colonnes séparées.
NB :
- Les 5 premières lignes sont dédiées à la saisie de numéros de téléphone
- Les 2 dernières lignes sont dédiées à la saisie d’adresses email, en sachant que pour la vente en ligne, ou pour l’envoi PDF des billets depuis Rodrigue, nous utilisons par défaut le champ n°6 (c’est-à-dire l’avant-dernier en partant du bas de la liste).
- Chaque adresse mail doit être unique dans votre fichier client : l’adresse e-mail permet notamment à vos clients de se connecter au site de vente en ligne Themis de votre billetterie. La connexion sera impossible si une même adresse se retrouve sur plusieurs fiches.
D’ailleurs pour que vous ayez une vision complète sur les incidences dans MERLIN, il faut savoir que les critères téléphone/mail seront dénommés comme ceci :
Dans la fiche client, selon ce que vous aurez défini…
Les correspondances dans MERLIN…
Dans Merlin, les emails seront donc à rechercher dans le champ Téléphone 6.
Champs personnalisables
Vous pouvez donner ici des intitulés aux 4 champs destinés à de la saisie libre, qui par défaut dans Rodrigue ne sont pas nominés.
Ils sont mis à votre disposition et peuvent servir à remplir tout autre type d’information.
Dans l’exemple ci-dessous :
- le champ n°1 permet d’indiquer le niveau d’enseignement dans la fiche d’un professeur.
- Le champ n°2 permet d’indiquer l’intitulé de poste exact d’un contact tel que fourni dans les supports de communication
- Le champ n° permet de saisir un numéro de référence externe à Rodrigue
- Le champ n°4 permet de saisir l’adresse d’un site internet
A vous de choisir ce qu’il vous semble incontournable à collecter dans vos fiches, de manière à récupérer ces informations sous forme d’extraction EXCEL.
Autres options des fiches client (barre centrale)
A l’intérieur d’une fiche client, dans la barre centrale il existe d’autres options en cliquant sur l’onglet détail :
En cliquant à nouveau sur détail, vous obtenez l’interface suivante :
A cet endroit il est possible de :
- choisir un tarif applicable par défaut : au cours de la vente, si vous commencez par identifier votre client en appelant sa fiche identité, le curseur se mettra par défaut sur le tarif sélectionné ici.
- Choisir une filière : cela permet de segmenter votre fichier clients par filière de vente.
Par exemple, si l’internaute créé son compte sur votre billetterie en ligne, la filière par défaut à laquelle sa fiche appartiendra sera la filière INTERNET.
- Choisir un groupe : cette fonction est très intéressante pour segmenter le fichier clients par secteur d’activité, ou ranger plusieurs contacts dans un « groupe ». C’est un filtre que l’on retrouve dans le CRM et dans le module de recherche des commandes.
Il faut commencer par lister tous les groupes dont on va se servir pour y faire appartenir ensuite les fiches contacts qui seront créées dans le futur.
Pour créer un groupe, cliquez sur :
Une fenêtre apparaît :
Puis cliquez sur Nouveau
Renseignez les cellules vides (Libellée, Code)
Validez
- Choisir une couleur :
Dans l’exemple ci-dessous : on peut se servir d’une couleur pour faire ressortir une fiche selon si c’est un abonné à la saison au cours (en bleu), ou bien si c’est un NPAI, contact dont vous avez eu un retour de courrier « n’habite plus à l’adresse indiquée » (en rouge).
Le fait de mettre la fiche dans une couleur attirera l’attention et informera l’agent de billetterie, à condition qu’il sache à quelle signification correspond chaque couleur utilisée.
Il n’existe pas de « légende » pour chaque couleur, il vous appartient de lister en dehors du logiciel les significations que vous donnerez à chaque couleur.
Ceci est facultatif, mais peut se révéler très utile lorsque vous recherchez un contact.
- Choisir une icône : il est possible de mettre jusqu’à 4 pictogrammes différents sur une fiche contact
- Rédiger un commentaire : il s’agit d’un commentaire à la fiche, destiné à un usage interne. Dans le respect des codes de bon usage prévus par la CNIL, vous pouvez spécifier dans cette zone toute information que vous jugerez utile afin de servir au mieux vos publics.
Plus d’informations sur https://www.cnil.fr/fr/zones-bloc-note-et-commentaires-les-bons-reflexes-pour-ne-pas-deraper