Créer un tri

Depuis l’écran d’accueil du logiciel, cliquer sur :

La fenêtre ci-dessous s’ouvre automatiquement :

Cliquer sur « Créer un nouveau tri » puis « Ouvrir » :

L’écran ci-dessous apparaît :

L’affichage de la structure de votre recherche se lit de la gauche vers la droite :

Cliquer sur l’ordinateur (1) et cliquer sur « Ajout d’un critère ET » (2) : un rectangle orange apparaît (3)

Ou bien faire un clic-droit sur l’ordinateur et cliquer sur « Insérer un critère de tri (ET) » cela revient à la même chose

Sélectionner dans le menu déroulant de gauche intitulé « Liste des critères de tri » le critère de tri souhaité (1) puis indiquer la valeur recherchée (2)

Utiliser le lexique des critères de cri joint à ce tutoriel (disponible sur simple demande si vous ne l’avez pas)

Cliquer sur le point d’exclamation rouge pour lancer la requête (3)

A propos de la Liste des Critères de Tri

« Liste des critères de tri » reprend tous les champs utilisables de la fiche client.

Il est primordial de renseigner les fiches avec minutie et précision, dans la mesure où votre utilisation de Merlin en découle : d’une part, ces données deviennent des critères de tri ; d’autre part, il est possible de les récupérer dans un tableau Excel afin de les exploiter, ou de générer une planche d’étiquettes pour des envois en nombre.

Le fait de pouvoir agrémenter vos fiches au cas par cas au moyen d’informations complémentaires (selon des besoins qui vous sont propres et qui ont été clairement listés par vos soins en amont) conditionnera et optimisera vos requêtes MERLIN.

Le tutoriel « OPTIONS PARAMETRABLES DE LA FICHE CLIENT » vous éclaire sur les différentes possibilités de remplissage des fiches contacts.
Le tutoriel « LEXIQUE DES CRITERES MERLIN » reprend tous les champs de la fiche client et indique leur correspondance dans Merlin afin de s’en servir comme critère de tri.

Ces tutoriels sont fournis conjointement à cette documentation MERLIN, ils restent disponibles sur simple demande écrite à l’adresse support@rodrigue.fr

Eléments composant la Liste des critères de tri

Ce menu se découpe en 3 groupes de critères possibles :

Critères sur l’identité

Critères financiers

Recherche sur un type tarif
- Recherche sur un chiffre d’affaires (somme dépensée) (dont un chiffre d’affaires lié à l’abonnement)

Critères sur l’historique billetterie

Recherche sur une ou plusieurs manifestations
- Recherche sur une ou plusieurs séances
- Recherche sur un genre de manifestation
- Recherche sur un historique d’achat de produit
- Recherche sur historique d’achat d’abonnement (par formule et par saison)
- Recherche sur le statut d’une commande (réservée / payée / éditée)
- Recherche sur une filière de vente (GUICHET, INTERNET, ABONNEMENT)
- Recherche sur une quantité de manifestations achetées (+ de X spectacles sur une saison)

Pour de plus amples informations, vous pouvez vous référer à la documentation LEXIQUE DES CRITERES MERLIN.

Le résultat de la requête

Dès lors que la requête est lancée, le résultat apparaît dans la partie droite de l’écran

Par défaut la requête ressort le Nom et le Prénom de l’identité. Un champ par colonne.

Par défaut, les fiches sont toujours classées par ancienneté (par numéro d’identité :c’est le numéro de la fiche client), donc de la plus ancienne à la plus récente.

Pour le vérifier il suffit d’ajouter le champ « Numéro de l’identité » en le cochant dans la liste de gauche.

Options de tri

Il est possible de trier le résultat pour le faire apparaître autrement, par ordre alphabétique par exemple, en modifiant le filtre d’affichage du résultat.

Sélectionner dans le menu déroulant (1) l’élément à partir duquel vous souhaitez trier vos résultats et cliquer à nouveau sur le point d’exclamation rouge (2) pour relancer la requête et rafraîchir l’affichage du résultat (3) – tri par nom de client dans l’ordre alphabétique dans l’exemple ci-dessous :

Vous pouvez également combiner jusqu’à 3 éléments de tri.

Dans l’exemple suivant, le résultat sera d’abord trié par ville, puis par nom de client :

Affichage de champs supplémentaires

Il est possible d’afficher des champs supplémentaires pour agrémenter votre résultat, en cochant les cases souhaitées dans la colonne de gauche intitulée « Liste des champs à afficher » :

Notamment pour récupérer les lignes d’adresses, codes postaux, villes, pour vous permettre notamment d’effectuer un publipostage.

NB : Si un champ apparaît vide dans votre résultat, c’est qu’il n’est pas renseigné dans la fiche client. Il convient donc de compléter et mettre à jour la fiche client afin de pouvoir communiquer avec le contact dont la fiche est incomplète.

Vous ne pouvez pas d’ici « agir » sur le contenu de vos fiches. Pour mettre à jour une fiche, il faut réduite la fenêtre MERLIN et aller dans le menu CRM du logiciel, là où se trouve toute votre liste de contacts.

Votre résultat Merlin se réactualise et prend en compte vos dernières mises à jour dans les fiches si vous cliquez à nouveau sur

Nombre d’identités

Nombre total d’identités : c’est le nombre total de fiches clients qui existent dans votre fichier

Nombre d’identités retenues : c’est la quantité de fiches trouvées par Merlin qui répondent aux critères de votre requête

A noter qu’il est possible de sélectionner des fiches dans la liste que vous souhaiteriez exclure de votre résultat avant export Excel.

Chaque ligne cliquée dans la liste devient grise et se décompte du nombre d’identités retenues :

Légende des différents boutons d’action qui apparaissent en haut de l’écran une fois le résultat obtenu :

Des exemples de tris simples

o Supprimer toutes les fiches inutiles qui commencent par *

Lorsque vous faites une vente rapide, souvent de dernière minute avant qu’un spectacle démarre, vous n’avez pas toujours le temps d’identifier le spectateur. Cependant, le logiciel créé systématiquement une nouvelle fiche pour ce client mystère qu’il dénomme par une étoile * suivi du nom de la filière utilisée au moment de cette vente. (Exemple : * VENTE RAPIDE)

Le logiciel masque automatiquement ces fiches inutiles dans votre CRM, néanmoins elles existent toujours dans Rodrigue.

Il est possible d’effectuer un nettoyage de ces fiches inutiles de la façon suivante :

Recherche sur le critère Nom (1) dont la valeur commence par une étoile * (2)

Lancer la requête puis utiliser le bouton « Modifications des propriétés » pour supprimer les fiches en masse (valeur à affecter : fiche supprimée = oui) > VOIR PAGE n°28 Effectuer des modifications sur les fiches « en série »

o **Afficher toutes les fiches qui ne commencent pas par * (pour exclure les fiches inutiles)**

o Nombre de fiches qui ont un email renseigné dans le champ n°6 (contient un @)

Les emails principaux sont à renseigner par défaut dans le champ n°6, et éventuellement dans le champ n°7 de la fiche client si on souhaite en ajouter un second. Il est nécessaire de toujours remplir l’adresse mail par défaut dans le même champ, afin que vous n’ayez pas des adresses mails qui se dispersent un coup dans le champ n°6, un coup dans le champ n°7.

On parle de champ 6 champ 7 car dans la fiche client il y a 7 lignes au total dont les 2 dernières sont réservées aux adresses email. Il n’y a toutefois aucune obligation à devoir utiliser les 2 cellules. Un mail par fiche suffit.

Dans les critères de tri Merlin, les intitulés sont différents : vos équivalences portent le nom Téléphone 6 ou 7.

o Obtenir le nombre total de fiches qui existent dans la base de données

Le logiciel incrémente un numéro unique à toute fiche créée, qu’elle soit identifiée ou non, de zéro à l’infini.

En recherchant toutes les fiches clients dont le numéro est supérieur à 0, on obtient par définition le nombre total de fiches existantes.